¿Qué es slack y para qué sirve?

Hay muchas herramientas en la nube, pero pocas con la funcionalidad y el prestigio de Slack. Concebida para mejorar la comunicación entre departamentos y hacer más eficiente el trabajo remoto, dispones de su versión freemium para probarla con muchas opciones.

Si aún no conoces bien lo qué es Slack, cuáles son sus funciones principales y cómo puede ayudarte con el trabajo colaborativo y la gestión de equipos remotos, aquí te damos los detalles.

¿Qué es slack?

Podemos definir a Slack como una herramienta en la nube que utiliza la mensajería instantánea en reemplazo al correo. Una plataforma de trabajo colaborativo que utiliza canales (chat rooms) para promover la comunicación interna. Mucha más dinámica que otras apps, su interfaz resulta muy intuitiva y fácil de dominar.

Desde una perspectiva funcional, Slack está pensada para mejorar la comunicación entre departamentos y realzar la dinámica del teletrabajo. Es la opción preferida de muchos usuarios y empresas porque va más allá de ser una simple aplicación de mensajería instantánea. Aunque hay que entender bien cómo aprovecharla, sigue sumando favoritismo por su constante evolución.

Para qué sirve slack y por qué es una herramienta muy completa para trabajar en remoto

Slack es una excelente herramienta para trabajar a distancia que destaca por su gran funcionalidad. Ya que su propósito es mejorar la comunicación entre departamentos,  ofrece un espacio para que los involucrados en un proyecto estén siempre en contacto. Por ser una suite todo en uno, cuentas con varias opciones para la gestión de equipos remotos y hacer más eficiente la comunicación.

Entre sus funciones principales, ofrece:

Canales

Como hemos referido con anterioridad, los canales son los que posibilitan la interacción entre los colaboradores para trabajar de forma más eficiente. Cuando se usa la app por primera vez, estas salas de chateo están ubicadas a la izquierda y pueden estar abiertas para cualquiera o permitir el ingreso por invitación. Cada canal puede representar a un departamento, cuyo tópico usualmente describe de qué se trata la conversación.

Estos espacios están conformados por hilos, que son conversaciones más específicas sobre un tema que concierne a los involucrados. Los canales están diseñados para que puedas compartir archivos y mensajes, al tiempo que incluye herramientas que facilitan la interacción o el trabajo colaborativo. Dispones de canales privados para la gestión de equipos remotos y los compartidos, que puedes usar para proveedores, socios o clientes.

Notificaciones

Al igual que otras aplicaciones, trabajar con Slack implica tener diferentes métodos para enriquecer la comunicación colaborativa. Las notificaciones se han vuelto un elemento común para llamar la atención sobre algo que podría ser importante. Debido a su grado de personalización permite ajustar las notificaciones para que aparezcan en los canales, en el ordenador, smartphone e incluso en el email.

Mensajes directos

También conocidos como MD, podemos imaginarlas como pequeñas notas que van dirigidas a los integrantes de un proyecto sin necesidad hablar en un canal. Su utilidad puede enmarcarse en 3 aspectos básicos:

• Representan una forma sencilla de preguntar.
• Facilitan interactuar o estar en contacto con otros colegas sin tener que desplazarte hasta su oficina o departamento.
• Son una buena opción para sacar las conversaciones más personales de los canales donde más personas puedan leerlas.

Menciones

Este recurso está orientado a poder llamar la atención o dirigir los mensajes hacia alguien en concreto dentro de un canal o hilo. Sirven para que ninguno de los miembros que conforman el equipo de trabajo pierda algún dato relevante para el proyecto. Solamente se necesita incluir una «@ + nombre» en el mensaje que vas a enviar en el canal, para hacerles llegar la información a los destinatarios correspondientes.

Integraciones

Junto a su gran nivel de personalización, Slack también es una herramienta en la nube extensamente conectada con otros servicios conocidos. Puede decirse que cuenta con una biblioteca de apps a las cuales acceder desde el entorno de trabajo, los canales o conversaciones que se esten manejando. Además de agregar contexto al trabajo remoto, permite automatizar procesos y hacer una gran variedad de tareas sin tener que abandonar el programa.

Seguridad

Los encargados de Slack afirman que toman muy en serio la protección de la privacidad y seguridad de los datos personales de sus usuarios. Es por ello que permite habilitar la autenticación de 2 factores en la cuenta, lo cual brinda protección ante el robo u olvido de la contraseña. Asimismo, esta aplicación es compatible con el inicio de sesión SAML, que permite entrar mediante el proveedor de identidad de que se prefiera.

Beneficios de Slack

Usar Slack ofrece varias ventajas:

Se dispone de conversaciones estructuradas

La mensajería instantánea de Slack funciona como una herramienta colaborativa muy poderosa para hacer seguimiento de un proyecto entre departamentos. Esto se debe a que en sus canales se puede enviar mensajes directos y compartir archivos relevantes cuando haga falta de manera inmediata. Estos espacios de interacción pueden estar dirigidos a equipos de trabajo, oficinas, áreas estratégicas y cualquier otro aspecto del negocio.

Para que las conversaciones se mantengan entre los interesados, puedes crear canales privados o cerrados con acceso limitado a las personas que conforman el proyecto. De igual forma, permite configurar canales compartidos para crear reuniones o coordinar chats con otras organizaciones o colegas. Así se puede fomentar una mejor cultura de teletrabajo y estar en constante comunicación con los involucrados en el proyecto.

Se tiene acceso a videoconferencias y videollamadas

Aunque no es el aspecto más fuerte de esta alternativa a Skype, se pueden hacer llamadas o videollamadas con cualquier otro compañero dentro de la plataforma Slack. Esta función permite compartir la pantalla con los demás, intercambiar archivos y dibujar mientras lo haces. De igual manera, tiene habilitada la opción de hacer videoconferencias en caso de que necesites gestionar equipos remotos.

Algunas publicaciones indican que esta función de llamadas y videollamadas podría ser mejor y que hay otras herramientas en la nube más fiables. Muchos reportan que existe retraso al momento de iniciar la llamada, que la calidad de la comunicación no es la mejor y que el video suele quedarse “congelado”. Esperemos que con las nuevas actualizaciones y mejoras de Slack, estos problemas queden en el pasado.

Se cuenta con historial almacenado en la nube

Revisar el registro de las conversaciones puede llegar a ser muy importante cuando quieres trabajar de forma más eficiente. Con Slack, todo lo que se postea o discute en los canales abiertos queda archivado en la nube, lo cual facilita la búsqueda de un hilo o conversación relevante para el seguimiento de un proyecto entre departamentos. Junto a la información, se puede estar al tanto de quiénes están involucrados.

Esta función puede ser muy útil para el trabajo en equipo, ya que facilita encontrar los canales, mensajes y archivos que faciliten la coordinación con los demás. Este historial consultable tiene limitaciones en la versión gratuita de la aplicación: los últimos 10 mil mensajes del mes. Esto no ocurre con los planes pagos, los cuales dan la libertad de revisar los datos que necesites para apuntalar el teletrabajo.

Te permite la integración con múltiples apps

No hay duda que la integración de Slack con otras herramientas colaborativas es uno de sus puntos estelares. Dentro de su ambiente de trabajo en equipo, permite agregar o usar apps de terceros para hacer que la comunicación fluya mejor y la información llegue a quien corresponda. Aprovechando su directorio de aplicaciones, se puede instalar una gran variedad de programas para facilitar las labores cotidianas.

En este sentido, literalmente permite contar con cientos de softwares como Asana, Dropbox, Google Drive, Wrike, Zoom y muchos más. Es una extensa lista dividida en categorías como análisis de datos, atención al cliente, diseño, finanzas, marketing, productividad, ventas, trabajo remoto y mucho más. Todo para rendir al máximo sin tener que salir de Slack ni tener que recurrir a instalaciones adicionales.

¿Qué aplicaciones puedes utilizar con slack?

A pesar de que esta herramienta de comunicación interna de la empresa puedes ser considerada como una suite todo en uno, aún puede aportar más. Esto es porque uno de los puntos más fuertes de trabajar con Slack está relacionado con su capacidad de integración con otras apps. Con ella disponer de más herramientas colaborativas no es problema, este programa tiene uno de los soportes más fuertes del mercado.

Por ejemplo, permite personalizar esta aplicación para que lo que se envíe lo reciban en plataformas como GitHub, Jira, Trello, Gmail u otros servicios de correo electrónico. De hecho, también se puede generar una dirección de correo customizada para enviar mensajes hacia un canal en particular y que los interesados puedan verlo. Es una lista que sigue creciendo y que hasta ahora incluye más de 1000 posibilidades.

Entre esta larga lista de herramientas para trabajar online, destacan Google Calendar, Salesforce (que recientemente ha adquirido a Slack), Wunderlist, Zendesk y muchas otras más. Por supuesto, la mayoría está disponible con los planes pagos, ya que la versión gratuita está limitada a 10 aplicaciones integradas. Además, tienes acceso a Zapier, un servicio online que permite hacer integraciones con otras apps sin necesidad de tener que usar un código.

Requisitos mínimos para utilizar Slack en tu ordenador

La imposición de una nueva realidad ha obligado a que las empresas pongan mayor énfasis en la gestión de equipos remotos. Si estás pensando en trabajar con Slack, necesitas conocer los requisitos técnicos mínimos para su instalación en tu infraestructura informática. Dicho esto, el uso de esta app en tus ordenadores requiere:

• Linux. Funciona con las plataformas Fedora 28 o superior, Red Hat Enterprise 7.0 en adelante y Ubuntu LTS versión 16.04 o superior.
• MacOS. Vas a necesitar el sistema OS X 10.10 o superior.
• Windows. Te hará falta Windows 7.0 en adelante.

Si quieres incorporar esta aplicación de teletrabajo en tus dispositivos móviles, necesitas:

• Sistema Android en su versión 6.0 o superior.
• Sistema iOS en su versión 12.2 en adelante.

Si pretendes usar Slack directamente en la web mediante un navegador, tienes 4 opciones principales:

• Chrome. Es el único que permite videollamadas y videoconferencias, exigiéndote la versión 66 en adelante.
• Firefox. Para este navegador, debes contar con la versión 60 o superior.
• Microsoft Edge. Este navegador requiere la versión 41 o superior.
• Safari. Por ahora, la versión 10.1 o superior te servirá. Después del 09/10/2020, vas a necesitar la 11.0 en adelante.

¿Cuánto cuesta Slack?

Hay varias formas en la que puedes usar esta herramienta para trabajar a distancia. Tienes la opción de usar la versión gratuita de esta aplicación o decantarte por alguno de sus planes. Si no quieres pagar por aprovechar su funcionalidad completa, tendrás que lidiar con ciertas limitaciones. En cambio, si quieres sacarle el mayor provecho a Slack, dispones de 3 planes:

Estándar

Ideal para pymes, esta alternativa elimina la mayoría de las restricciones incluidas en la versión gratuita. En vez de contar con 5 GB de espacio en la nube por persona, se dispone de 10 GB. También permite hacer videoconferencias con hasta 15 personas, revisar el historial de mensajes las veces que se quiera y agregar cualquier cantidad de invitados, lo que facilita el trabajo remoto.

Por otra parte, los administradores pueden solicitar autenticación de 2 factores e incluye otras ventajas, como atención personalizada y uso avanzado de estadísticas. Al momento de invertir en esta herramienta colaborativa, esta cuenta tiene un coste de $8/persona por mes u $80 la tarifa anual.

Plus

Al igual que la anterior, esta cuenta dispone de todos los beneficios que ya hemos mencionado. Por tener una inversión de $15/persona por mes o $150 anualmente, incluye servicios adicionales que pueden ser clave o no según las necesidades de cada usuario. Entre ellos, vale destacar el soporte 24/7 con un tiempo de respuesta de 4 horas, un almacenamiento de 20 GB y la posibilidad de sacar o incluir usuarios.

Este plan está orientado a negocios de mayores dimensiones que necesitan mejorar la comunicación entre departamentos con una funcionalidad avanzada.

Enterprise grid

Para obtener esta opción, es necesario comunicarse con Slack para que puedan dar una estimación sobre cuánto podría costar este plan. Estas cuentas están pensadas para organizaciones grandes que quieran tener varios espacios de trabajo colaborativo que funcionan bajo un mismo techo. Si la empresa tiene que cumplir con una gran variedad de regulaciones, este plan incluye el reglamento HIPAA (Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico) en caso de necesitarlo.

¿Por qué recomendamos Slack?

Lo que más nos gusta de Slack es que trata de una suite todo en uno que reúne una gran variedad de funciones en un solo lugar. Es una app muy buena para mejorar la comunicación entre departamentos o simplemente con el equipo, ya trabajes en la oficina o hagas teletrabajo. También es una herramienta para trabajar online que se distingue por su sencillez, manejo intuitivo y gran nivel de personalización.

A pesar de que Slack no brilla por su capacidad de videollamada o videoconferencia, posee un nivel de integración muy superior a otros programas parecidos. Ideal para el trabajo remoto, permite conectar con cientos de aplicaciones para ser más productivo. Además, de la opción de utilizarlo en cualquier dispositivo a través de su app móvil, versión web o para escritorio.