La gestión de proyectos es una labor que puede ser estresante, desorganizada y difícil de seguir. Esto puede cambiar si cuentas con una app como Trello para facilitarte la organización interna y el trabajo remoto. Desde to-do lists hasta gráficas Gannt y tableros Kanban, todo es posible con esta aplicación. En este tutorial te mostramos lo más interesante sobre esta herramienta y cómo puedes sacarle el mayor provecho en tus proyectos personales y profesionales.
¿Qué es Trello?
Trello es, en su esencia, un tablero de corcho en línea. Se usa para organizar las «tarjetas» en listas, que pueden ser tareas, notas, proyectos, archivos compartidos o cualquier otra cosa que ayude a su equipo a trabajar juntos. Se basa en una idea sencilla: para una gestión eficaz de los proyectos, necesita una visibilidad completa de todas las tareas relevantes y flexibilidad para reorganizarlas a medida que cambian sus prioridades.
Trello te permite hacer una gestión más efectiva de tus recursos, a través de una mejor:
- Visualización
- Organización
- Cohesión
- Asignación de proyectos, tareas y responsabilidades
Cuando dispones de un tablero kanban como este, tienes la posibilidad de estructurar de manera ordenada tu trabajo usando diversas tarjetas para listas. Esta funcionalidad te permite ajustarlas cuando haga falta y según las necesidades que tengas. Esta clase de organización resulta muy práctica en la gestión de proyectos.
Es una aplicación que resuelve problemas como:
- Falta de transparencia
- Olvidos y omisiones
- Exceso de reuniones
- Quién se hace responsable
- Clarificación de proyectos
- Largas cadenas de correos electrónicos
De hecho, Trello (también en español) es una excelente plataforma para que tu equipo use una comunicación que deje de lado los emails. Todo lo que necesitas saber lo tienes de una de las tarjetas de tareas y las discusiones al respeto se hacen en el mismo sitio. Esto te permite tener la información centralizada, haciendo más fácil ver el seguimiento, el progreso y el historial.
¿Para qué se usa Trello?
En cuanto a su utilización Trello, se trata de una herramienta muy eficaz para la gestión de proyectos. La puedes aprovechar tanto para elevar tus metas de productividad como para organizar el trabajo de equipo o de todo el personal. Resulta ideal para cuando debes manejar el flujo de trabajo en cualquiera de tus departamentos.
Desde diseño, UX, desarrollo de software… esta app posibilita trabajar en remoto o dentro de la oficina. Asimismo, esta plataforma está pensada para:
- Organizar los proyectos pendientes
- Manejar con precisión las fechas de entrega de los proyectos
- Seguir con detalle el desarrollo del proyecto
- Asignar proyectos/tareas a personas concretas y comunicarte directamente con ellas
- Trackear fácilmente si los proyectos han sido ejecutados
Aunque se trata de un tablero kanban, los power-ups con los que cuenta te permiten utilizarlo como tablero scrum.
Mediante un tablero dedicado, puedes visualizar con detalle qué se debe hacer, el estatus de cada una de las tareas y dónde están los cuellos de botella. En esencia, esta aplicación puede ser personalizada de tal forma que puedes ajustar cualquiera de tus proyectos a sus funciones. Además, incluye la opción de tareas recurrentes para administrar flujos en diferentes sectores e industrias.
Algunos ejemplos de su uso:
Planeación anual y mapas de productos
Si eres manager de productos o proyectos, seguramente estás acostumbrado a hacer mapas de productos que ponen de manifiesto tus procesos. Como el formato y la disponibilidad de estos documentos varían, usando Trello es mucho más sencillo mejorar la transparencia y compartir tus planes.
De igual forma, la hoja de ruta de producto de Trello puede ayudarte a mejorar las relaciones con los accionistas. Esta opción te sirve para mantenerlos informados con una guía visual que muestra el avance del proyecto, los planes y los lanzamientos. Este tipo de pizarra también puede emplearse para explicar por qué ciertas peticiones serían inconvenientes. Asimismo, puedes compartir actualizaciones y avances con los clientes haciendo público el tablero.
Trackeo de impedimentos y estatus de proyectos
Cuando lideras reuniones semanales sobre el estatus del proyecto, esta herramienta de Trello puede usarse para organizar los encuentros. Es una opción que destaca por:
- Dejarte hacer seguimientos sobre aquellos ítems bloqueados.
- Facilitarte agregar cualquier impedimento reportado a la lista de asuntos nuevos.
- Permitirte revisar las tarjetas junto al equipo durante cada reunión para discutir estados, problemas y soluciones.
- Darte la posibilidad de añadir fechas límite a las tarjetas para que puedes garantizar que los problemas están resueltos antes que provoquen un efecto cascada negativo.
- Ayudarte a sumar detalles sobre problemas en las descripciones de las tarjetas y asignar a quiénes son responsables de resolverlos o de proveer los informes de seguimiento.
Al final, puedes crear un informe semanal, acceder a los temas resueltos y revisar los impedimentos notables para disponer de reportes detallados sobre el estatus del proyecto.
Manejo de incidentes de producción
Cuando dispones de un equipo de apoyo para incidentes, un tablero Trello puede ayudarte a agilizar la resolución de problemas. Puedes añadir los incidentes entrantes como tarjetas e indicar la urgencia del asunto usando etiquetas de colores o listas separadas. Sus ventajas son:
- Deja mantener un seguimiento del historial de comentarios y cambios.
- Permite que los integrantes del equipo se suscriban a las listas de notificaciones sobre incidentes entrantes.
- Asegura que todas las tareas pre-requeridas sean completadas antes de que las tarjetas lleguen como listas más adelante.
Creación de contenido y publicaciones
Hacer contenido digital o impreso exige la colaboración de varios departamentos e incluso de freelancers externos. Si dispones de un tablero Trello para publicaciones, es mucho más sencillo asignar tareas a los equipos y trabajar en remoto. De esta forma te aseguras de que todos tengan la información requerida cuando haga falta.
Con esta pizarra virtual posees varios beneficios:
- Puedes pensar en los pasos necesarios para la creación de contenido antes de ser publicado y hacer una lista para cada uno.
- Permite que los equipos designados se suscriban a sus listas para que reciban notificaciones cuando aparezcan tarjetas nuevas.
- Tus editores pueden vincular el trabajo remoto y los freelancers a tarjetas individuales para que sepan cuándo están listas las tareas.
- Puedes agregar fechas límite a cada tarjeta. Las fechas vencidas son resaltadas en rojo para que los editores puedan identificar más rápido aquello que está tardando más de lo esperado y hacerles seguimiento a las tareas.
Canal de ventas con CRM
Cuando estás dejando ir a muchos leads o tu equipo de ventas está teniendo dificultades para seguir a los prospectos, esta clase de tablero favorece una mejor organización y más ganancias. Al mover la gestión de ventas con CRM a Trello, el departamento de marketing y el de ventas pueden añadir tarjetas para los leads nuevos. Esto optimiza la colaboración entre ambos departamentos y facilita el contacto con los prospectos.
También mejora la relación con los posibles clientes al garantizar que son contactados. Como esta app retiene un historial detallado de cada tarjeta, los equipos de ventas, los vendedores y los jefes pueden revisarlas cuando quieran para ver qué acciones se han tomado.
Asignaciones freelance
Si tienes a un solo cliente como freelancer, a menudo no hace falta agregar más trabajo para conservar una to-do list. Pero si tienes varios clientes, varias “deadlines” y solicitudes recurrentes, este tipo de tablero Trello puede ayudarte para no perderte las fechas de entrega. Esta opción tiene ventajas como:
- Puedes acceder a la lista de asignaciones finalizadas cuando te toque hacer la facturación.
- Puedes tener una lista continua de asignaciones y proyectos completados que te sirve para armar tu portafolio y que puedes mandar a los prospectos.
- Puedes agregar “deadlines” a las tarjetas para hacer un seguimiento rápido al plazo de las asignaciones. Si te suscribes a la tarjeta, esta app te notifica automáticamente cuando se vence el proyecto.
Tareas diarias y reporting a largo plazo
Cuando se te dificulta hacerle seguimiento a las cosas pendientes en la oficina o tienes problemas para priorizar tareas, una to-do list de Trello te ayuda a organizarte. Así puedes planificar mejor, estar al tanto de tu carga de trabajo y ser más productivo.
Aunque seas una persona súper organizada, este tablero te ayuda a revisar las tareas completadas. Si por ejemplo tu jefe necesita informes de progreso semanales, puedes chequear lo hecho para incluirlo en el reporte. También es muy útil para las revisiones trimestrales, semestrales y anuales.
Otro beneficio adicional de esta to-do list personal es que favorece la priorización. Si tu jefe acude a ti de manera frecuente y con solicitudes urgentes, puedes mostrarle tu planificación para que te indique qué se puede mover para integrar las tareas de último minuto.
Proceso de entrevistas
Si necesitas reducir la cantidad de candidatos, agendar entrevistas con los managers de contratación y hacer ofertas, puedes llenar las tarjetas a través de este tablero de Trello.
Este método te asegura no perder un talento valioso y que todos cumplan con el proceso estipulado. También le recuerda a los reclutadores trackear a los encargados de las contrataciones que están tomando demasiado tiempo para tomar una decisión final.
