Hoy te traemos este tutorial de Trello, con el que podrás conocer las funciones básicas de esta genial herramienta en la nube de gestión de proyectos. Echaremos un vistazo a todas las funciones básicas de Trello, explicadas para que puedas entender su funcionamiento y cómo encontrarlas dentro de la app. Además, te comentaremos los fallos más comunes, a lahora de crear proyectos con Trello, para que puedas evitarlos a la hora de crear los tuyos propios. Por último, verás un video explicativo, donde se explican las funciones del tutorial, para que te sea incluso más sencillo utilizar Trello.
Si estás aquí es porque te estás iniciando con el programa o quieres ampliar información que ya has aprendido. De todas formas, te dejamos a modo de resumen las ventajas que te puede aportar Trello, a la hora de mejorar la productividad tanto en relación a la comunicación interna de la empresa como en la gestión de equipos remotos:
Trello te permite hacer una gestión más efectiva de tus recursos, a través de una mejor:
- Visualización
- Organización
- Cohesión
- Asignación de proyectos, tareas y responsabilidades
Es una aplicación que resuelve problemas como:
- Falta de transparencia
- Olvidos y omisiones
- Exceso de reuniones
- Quién se hace responsable
- Clarificación de proyectos
- Largas cadenas de correos electrónicos
Si quieres saber más sobre Trello, pásate por este artículo:
Qué es trello y para qué se utiliza
Comienza a utilizar trello en vez de tu correo electrónico
Sabemos que el correo electrónico es fundamental para comunicarse de forma rápida y hacer negocios. Sin embargo, es un método que puede resultar caótico y que no está pensado para organizar o planear. Hasta una cadena en un mismo email puede ser complicada y hace difícil revisar algún acuerdo que se dijo durante varias semanas o meses de intercambios.
Es más, las cadenas de emails que incluyen a más de 2 personas son tremendamente confusas. Se hace muy engorroso averiguar y seguir quién está hablando sobre algún tema específico. Además, hay que recordar leer cada respuesta (reply) y no solamente las más recientes. Y si alguien olvida responderles a todos, es un desastre total.
Antes de usar Gmail u otro correo electrónico para proyectos, es preferible descargar Trello para organizarte mejor. Esta app sirve para reemplazar esas odiosas cadenas interminables y te permite etiquetar a las personas para tener mayor claridad y precisión.
Con esta aplicación, el trabajo de equipo se hace mucho más sencillo porque todas las conversaciones son almacenadas en una sola tarjeta. En caso de que alguien tenga alguna duda sobre una tarea o quiera compartir sus ideas, la información está en un solo sitio.
Funciones básicas de Trello
Ningún tutorial de Trello estaría completo sin que conozcas las funciones principales por las cuales este software ha tenido tanto impacto y éxito. Si quiere entender cómo usar Trello para la gestión de proyectos, debes conocer las opciones que te ofrece
Equipos: Espacios de trabajo
Cuando te das de alta con Trello para Windows, Android o iOS, obtienes una cuenta para crear tu primera unidad de trabajo: un equipo. Puedes tener una gran variedad de espacios para trabajar en remoto con varios grupos.
Las unidades para equipos pueden tener un proyecto sencillo o complejo que incluye varias subunidades. Por eso pueden usarse por empresas, para equipos separados dentro de éstas, para tus iniciativas personales o para otros grupos, como familiares o amigos.
Tableros: Pizarra blanca virtual
Dentro de los equipos que formes o a los que te unas, el tablero es la unidad principal de trabajo. Luce y parece como una pizarra blanca donde puedes organizarte usando notas adhesivas. Puedes escribir nuevas, moverlas cuando haga falta o almacenar las que ya no hacen falta.
Estos tableros pueden usarse de muchas maneras y los puedes enfocar en una sola tarea o evento. Por ejemplo, pueden ser empleados a todo el flujo de trabajo de un equipo específico o para separar actividades dentro del grupo.
Por otra parte, puedes agregar personas a cualquiera de tus tableros, como a los miembros del equipo o al alguien que necesite acceso. Estas pizarras virtuales pueden ser públicas o privadas, y tienen la opción de agregarles una estrella para etiquetarlas como importantes (así como en Gmail).
Listas: Categorización de actividades
Lo siguiente en este tutorial es lo relacionado con los flujos de trabajo en forma de listados. Las to-do lists sirven como clasificaciones de las tareas dentro de un tablero. Hay una gran variedad de maneras para incorporarlas o hacerlas en esta app.
Si utilizas el enfoque del tablero Kanban, tus listas incluirían las tareas en progreso, las actividades pendientes y aquello que ya has completado. Cada listado puede ser la agrupación idónea para lo que quieres lograr. Dispones de diferentes criterios de clasificación, como: persona responsable, nivel de prioridad, tópico, función…
Tarjetas: Donde concretas el trabajo
La unidad más pequeña de Trello es la tarjeta, la cual te permite agregar archivos adjuntos, asignaciones, descripciones, checklists, etiquetas, subtareas y fechas límite o plazos. Por lo general, una tarjeta representa una sola tarea en el flujo de trabajo.
Esta función también facilita que subas archivos e imágenes desde Box, DropBox, Google Drive, OneDrive, móvil o desktop. Solamente seleccionando y arrastrando, puedes mover las tarjetas desde una lista a otra sin muchas complicaciones.
Si tienes un equipo grande y prevalece la delegación de tareas entre los integrantes, te sugerimos revisar la función de checklist de la aplicación. Esta opción te permite señalar en qué etapa de progreso está el proyecto, lo cual facilita que tus colegas cambien rápidamente para incorporarse a otra actividad.
La gran ventaja de las tarjetas es que deja que los involucrados puedan hablar sobre la tarea pendiente. Puedes mencionar a cualquier miembro en un comentario usando @ y su nombre de usuario. Cuando haces esto, toda la información relevante queda en la tarea y cualquiera puede retomar desde ese punto.
Tip profesional: También tienes la opción de agregar tareas directamente al tablero Trello desde tu Gmail u otro correo. Solamente tienes que ir al tablero y apretar en “Ajustes de email a tablero” en el menú de la derecha. Toma nota de la dirección de correo. Cuando mandes un email a esa dirección, la línea del asunto será el título de la tarjeta, el cuerpo será la descripción, y podrás añadir cualquier archivo adjunto a la tarjeta.
Notificaciones
En este tutotrial de Trello te indicamos como estar al día con tu correo electrónico. Las notificaciones o alertas de esta aplicación te informan sobre las noticias o tareas de los tableros a los que perteneces. De esta forma, no te pierdes ninguna discusión ni otro desarrollo significativo para el proyecto. Y si quieres cambiar los ajustes de las notificaciones en tu cuenta, haz clic en tu foto.
Integraciones con Trello
Esta app para organizarse cuenta con la posibilidad de conectar otras aplicaciones para complementar su funcionalidad. Esto se hace mediante la función “power-ups”, que es una amplia lista de programas que pueden integrarse al flujo de trabajo de Trello.
Esto significa que puedes agregar apps como Github, Intercom o Slack directamente a tus tarjetas. Por ejemplo, puedes conectar Hubstaff para seguir el tiempo que invierte el equipo en una tarjeta determinada, lo cual agiliza la facturación de los proyectos que estás gestionando en Trello.
¿Cómo copiar plantillas de Trello?
Las herramientas de gestión de proyectos de este software vienen con algunas plantillas preconfiguradas que puedes copiar sin coste alguno. En caso de que quieras modificar algún tablero Trello disponible públicamente para tu departamento, flujo de trabajo o procesos, puedes copiarlo así:
- Pincha en la opción «plantillas» que encontrarás en el menu de la izquierda.
- Navega hasta encontrar el tablero que te interesa.
- Aprieta en «utilizar plantilla».
- Elije el equipo donde quieres utilizarla.
- Ponle un nombre a la pizarra, agrega a los integrantes, establece la visibilidad, deselecciona las tarjetas y haces click en el botón “Crear”.
- Cuando finaliza el proceso, la página se refresca para abrir el tablero nuevo. ¡Listo, ya puedes comenzar a trabajar!.
Errores comunes en la gestión de proyectos con Trello
Cuando no sabes cómo usar Trello, es probable que estés experimentando algunos problemas básicos sobre su funcionamiento. Algunas personas que descargan esta plataforma con Zeal a su móvil u ordenador de desktop, a menudo olvidan que está ahí. También es posible considerar que la curva de aprendizaje es algo desafiante.
En el supuesto de que esto te pueda pasar con esta app, lo más seguro es que se deba a un error humano que al software en sí. Cuando no estás aprovechando el máximo potencial de Trello, puede que estés siendo víctima de uno de los errores frecuentes asociados con su uso. Entre los más comunes, vale destacar:
Hacer tarjetas sobrecargadas
Es muy fácil perder la pista o estar demasiado entusiasmado cuando empiezas a pensar en un proyecto. Muchas veces, terminas incluyendo demasiadas cosas en una sola tarjeta, lo cual es una receta para el desastre.
Tener todo centralizado hace las cosas más sencillas y sabes bien quiénes son los responsables. No obstante, si metes 100 categorías y 12 personas en una sola tarjeta, lo más probable es que la gente se desoriente y termine perdiendo de vista el objetivo.
Categorizar por prioridades
Muchos usuarios deciden dividir sus tableros Trello por prioridad, como si se tratara de un tablero Kanban. Aunque la configuración puede variar para cada empresa o proyecto, te sugerimos no hacerlo de esta forma. No significa que esté mal, pero no es algo óptimo con esta app. La categorización por prioridades disminuye las capacidades de visualización que tiene este software.
Mientras que tu organización puede tener 10 o más áreas funcionales, solamente posee 3 o 4 prioridades, lo que dificulta ver realmente lo que pasa en cada nivel. Para una gestión de proyectos más efectiva, te recomendamos agilizar el flujo de trabajo organizando primero por función y después por categoría, usando las etiquetas de la aplicación.
Caer en el síndrome de almacenaje
Hay que entender que Trello en español no funciona como un disco duro, sino como una solución organizativa. No te recomendamos usar esta app para hacer to-do lists personales de cada día o para registrar todas las cosas que tienes que hacer. Este uso es el equivalente a tener un bloc de notas adhesivas.
Son muchas las personas inteligentes que pueden ser víctima del síndrome de almacenaje. Para no ser una de ellas, tienes que maximizar el valor de Trello como aplicación para organizar la semana o cualquier proyecto. Esto se logra aprovechándola para unir esfuerzos, conectar a los miembros del equipo y viendo los flujos de trabajo en tiempo real.
