¿Qué es Dropbox y cómo funciona?

Al buscar un servicio de almacenamiento en la nube, se está frente a muchas posibilidades en la actualidad.

Una de las opciones más populares del mercado es Dropbox, una compañía estadounidense que fue fundada en junio del 2007 por parte de los emprendedores Drew Houston y Arash Ferdowsi. La idea detrás de la creación de este servicio, se presentó cuando Houston analizó las muchas veces que olvidó su dispositivo USB siendo estudiante del MIT (Massachusetts Institute of Technology).

A pesar de la existencia de ciertos servicios para solventar este problema, pero la lentitud de internet sumado a que los archivos eran de gran tamaño y daban errores, etc. le motivaron a buscar una solución por sí mismo, que resultó ser un problema compartido por muchos.

Es así como identificando este problema como una oportunidad de negocio, nació Dropbox. A continuación, podrás conocer mucho más de esta herramienta en la nube.

¿Qué es Dropbox y para qué sirve?

Dropbox es una herramienta digital que permite el almacenamiento de archivos en internet. Dicho de otra forma, es un disco duro virtual con el que podrás tener acceso a tu información cuando lo desees desde un dispositivo con acceso a internet, como puede ser un ordenador, tablet, laptop, Smartphone, entre otros dispositivos.

Pero Dropbox también tiene otras funcionalidades muy interesantes. Se puede utiliar como:

Un sistema de respaldo de información

Con Dropbox es posible tener a disposición una copia de seguridad en la nube de nuestros archivos más importantes, para evitar la pérdida de información si se llegase a borrar accidentalmente del dispositivo está guardado. También es posible tenerlos sincronizados entre varios dispositivos para no tener que subirlos en cada uno. Aunque de hacer esto se debe tener cuidado al momento de manejar los archivos y percatarse de que hay activa una sincronización. ¿Por qué? Si borras un archivo alojado en Dropbox, también lo estarás haciendo de todos los dispositivos donde tengas acceso. Para decirlo de otra forma más sencilla, la información está alojada en Dropbox no en el equipo que estás utilizando.

Un servidor de archivos compartidos

Otra de las grandes funciones del almacenamiento en la nube consiste en la facilidad para poder compartir documentos ya sean de texto, imágenes, hojas de cálculo, etc.

¿Con quién se puede compartir? Con cualquiera al que le des acceso. El único requisito es el acceso a internet acceso a internet. En definitiva, es una herramienta muy útil; en especial cuando se trata de trabajos en los que es necesario compartir documentos de una manera rápida con personas que se encuentran en diversos lugares.

Una herramienta de trabajo colaborativo

De acuerdo a los creadores de Dropbox, esta es una herramienta ideada para mejorar el trabajo colaborativo. Con esta aplicación se pueden compartir carpetas y archivos, para así poder trabajar en remoto con otros miembros de tu equipo. Dropbox se encarga de recopilar todos tus archivos en un único lugar centralizado, al que podrás acceder todos los colaboradores que tengan acceso a los mismos.

¿Es Dropbox gratis?

La capacidad de Dropbox de acuerdo a la cuenta que se disponga es la que definirá si es gratis o no. Como es común con este tipo de servicios, hay un espacio de almacenamiento limitado para las cuentas gratuitas en donde no se paga absolutamente nada y solo hace falta estar registrado.

Sin embargo, estas cuentas sirven para atraer a los usuarios a que prueben sin costo los servicios, para que gracias a la buena experiencia se atrevan a invertir en sus cuentas de pago. Como una primera muestra, el Dropbox gratuito dispone de un espacio inicial de 2 GB de almacenamiento.

Ventajas y desventajas de Dropbox

Dropbox es uno de los servicios de disco duro virtual más utilizados del mundo. En competencia directa con otros servicios en la nube como Google Drive, OneDrive y Mega, son sus ventajas y desventajas las que te permitirán saber si es la elección adecuada en función de tus necesidades:

Es así como las ventajas a destacar en Dropbox son:

• Disponibilidad las 24 horas del día: Uno de los más grandes atractivos de Dropbox es que tendrás un acceso completo a todos los archivos almacenados en éste cuando quieras y dónde quieras sin límites. Además, se puedan sincronizar las carpetas en la cuenta con las existentes en tu ordenador, o en la app.
• Compartir archivos o carpetas específicas por medio de links: Ya sea a través de Dropbox para escritorio o la aplicación online se podrá compartir un link para descargar los archivos almacenados. También se puede usar la sincronización para que la otra persona tenga siempre los documentos actualizados.
• Mejorar la gestión de documentos relacionados con el trabajo: Dropbox puede representar además una gran mejora en lo referente a su uso en empresas. Es por ello que con Dropbox para empresas o Dropbox business se puede mejorar en un 100% la gestión en un negocio. Por ejemplo, se podrá acabar con las inmensas cantidades de emails con adjuntos de las múltiples versiones de un documento. Dejando de esta manera un carpeta común para que todos los miembros del equipo puedan visualizar los documentos, perfectamente sincronizados al momento de trabajar.
• Admisión de variedad de formatos y sistemas: En Dropbox son aceptados todos los formatos disponibles de imágenes, documentos, música, video, etc. Por lo que podrán ser subidos y descargados sin problema alguno. También esto se puede aplicar en lo referente al tamaño, aunque podría ser algo limitado con respecto a la capacidad de la cuenta que se tenga. Además se puede utilizar tanto con sistemas Android como iOS por lo que Dropbox para Android y Dropbox para Apple son una posibilidad.
• Backup para todo la vida: Existen archivos que deseamos guardar y tener a mano en todo momento. Por ello, con Dropbox, aunque tu dispositivo se estropee y no se pueda utilizar más, la información no se perderá. Además, al invitar a más usuarios a unirse a la cuenta puede permitir que estos archivos sean respaldados por más de una persona.

En cambio, las desventajas más destacables de este servicio de almacenamiento en la nube son:

• No permite trabajar un archivo a tiempo real: Si bien son varias personas las que pueden tener acceso a una cuenta y trabajar allí con normalidad, sólo una podrá modificar el archivo. Servicios en la nube como Google Drive o Microsoft 635 si te lo permiten.
• Sincronización exclusiva en MY DROPBOX: No todo lo que se sube a Dropbox se sincroniza automáticamente. Sólo lo harán aquellos que se encuentren dentro de la carpeta llamada My Dropbox. Esta se crea de forma automática.
• Versión gratuita limitada: Si bien es común que el mejoramiento de un servicio implique un pago, puede que los 2 GB gratuitos de espacio inicial no sean suficiente para muchos usuarios.

Seguridad de Dropbox

Si te preocupa la seguridad de los archivos en Dropbox, se está frente a una preocupación de lo más común y simple de resolver. Si un aspecto es muy cuidado en esta plataforma, esa es la seguridad. Un argumento que puede hacer decidirse a muchos usuarios por el uso de este servicio.

Dropbox se encuentra diseñado con una infraestructura que está distribuida de forma segura con múltiples niveles de protección. De acuerdo a sus creadores, su equipo de colaboradores de administración de seguridad se encarga de evaluar los riesgos de forma continua y fomentar la cultura de seguridad.

La actualizaciones en dicho sistema de seguridad se realizan de forma frecuente. Asimismo se efectúan pruebas de seguridad de la aplicación y la red, en donde se incluye la penetración, para que así se pueda controlar el cumplimiento con las políticas de seguridad y llevar a cabo las evaluaciones pertinentes de riesgo, interno o externo dado el caso.

Existen muchas políticas empleadas para la protección de datos en Dropbox, siendo destacadas algunas como seguridad de la información, privacidad de los datos de los usuarios, seguridad física, además de respuesta ante incidentes, acceso a la producción física, administración de cambios. A la lista se suman ventas y experiencia del cliente, así como continuidad del negocio y administración de crisis.

Algo que deja en evidencia lo muy en serio que la empresa se toma la seguridad de los datos de sus usuarios. Por lo que si de servicios de almacenamiento en la nube de seguridad intachable se trata, en Dropbox esto se puede disfrutar. Como no podía ser de otra manera, cuentan con un grupo especializado para garantizar estas operaciones y la seguridad de la información.

Accede a la comparativa de los diferentes servicios de almacenamiento en la nube que recomendamos, para que puedas decidir con toda la información de un vistazo:

Comparativa de mejores servicios para guardar archivos en la nube

¿Cómo funciona Dropbox?

El funcionamiento de Dropbox no se diferencia a grandes rasgos de otras herramientas en la nube similares, por lo que podrás utilizarlo con unos simples pasos que te mostraremos a continuación:

1. Creación y apertura de cuentas: Para acceder a los servicios de Dropbox lo principal será siempre el crear una cuenta en el sitio web de este servicio y completar el formulario para su utilización.
2. Descargas: Instalar el programa en el ordenador personal es necesario para poder acceder al disco duro virtual, al vincularlo con la cuenta determinada que ya ha sido previamente creada. Se debe descargar la aplicación cliente para sincronizar entonces nuestros archivos. Siendo necesario el validar el tipo de sistema operativo para el que será empleada la aplicación.
3. Instalación: Se creará de esta forma una carpeta en el ordenador en donde se podrán alojar todos los archivos que se deseen guardar. Ello simplemente copiando y pegando o arrastrando los archivos a la carpeta deseada. Esto será más que suficiente para que el propio Dropbox detecte los nuevos archivos y los sincronice de manera automática con el espacio del disco duro que ha sido creado en la red.

Otras funciones destacadas de Dropbox son:

Sincronización de Dropbox con otros dispositivos

Para la sincronización es necesario abrir la cuenta en los dispositivos a sincronizar y descargar la aplicación, además de decidir qué es lo que se desea sincronizar y que no.

Muchos usuarios tienen la intención de sincronizar todo, mientras que otros solo algunos archivos. Es por ello que se puede seleccionar la sincronización selectiva para que así no se dupliquen todos los archivos, sino que los que se deseen.

Cómo transferir archivos con Dropbox

Para transferir archivos con Dropbox, sólo basta con:

1. subir el archivo a Dropbox si no lo has hecho
2. compartir el archivo con otro usuario agregando su correo electrónico. Puedes agregar un mensaje a la hora de enviar el archivo para que la otra persona sepa de qué se trata.

Dropbox sin conexión

Dropbox también se puede utilizar sin conexión a internet. Aunque estés desconectado en tu PC o Mac, podrás acceder a los archivos y trabajar en ellos. Una vez los modifiques, podrás guardarlos y cuando vuelvas  a contar con internet, las actualizaciones realizadas se subirán a través de la sincronización.

En un dispositivo Android o un iPad, basta con darle a “favoritos” para poder acceder a los archivos.

Precios de Dropbox

Además de la versión gratuita de Dropbox que permite almacenar hasta 2 GB, hay planes de pago que pueden adaptarse a las necesidades de cada usuario:

• Plus: Brinda 1 TB, es decir, 1000 GB desde $8.25  por mes.
• Professional: Brinda 2 TB y hasta 120 días de recuperación de datos por $16,58 por mes.
• Standard: Un plan para equipos con 3TB por $12,50 al mes.
• Advanced: Otro plan para equipos con capacidad ilimitada por $20 al mes o por usuario.

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