Dropbox es una herramienta digital que permite el almacenamiento de archivos en la nube.
Dicho de otra forma, es un disco duro virtual con el que podrás tener acceso a tu información cuando lo desees desde un dispositivo con acceso a internet, como puede ser un ordenador, tablet, laptop, Smartphone, entre otros dispositivos.
Pero Dropbox también tiene otras funcionalidades muy interesantes.
Funcionalidades de Dropbox
Almacenamiento en la nube: Dropbox ofrece 2 GB de almacenamiento gratuito para cada usuario. Aunque puedes comprar más capacidad si la necesitas. El almacenamiento de Dropbox se puede utilizar para guardar todo tipo de archivos en la nube, incluidos documentos, fotos, videos, música, archivos de Office y más.
Sincronización: Dropbox Smart Sync sincroniza los archivos entre los dispositivos del usuario, lo que permite acceder a los archivos desde cualquier lugar. Puedes elegir si quieres sincronizarlos o no, dependiendo de tus necesidades.
Compartir archivos: Dropbox Paper te permite compartir archivos con otros usuarios a través de correo electrónico, enlace o código de acceso.
Trabajo colaborativo en tiempo real: Dropbox permite a varios usuarios trabajar en un archivo al mismo tiempo y ver los cambios que hacen en tiempo real.
Seguridad: Dropbox ofrece cifrado de archivos y otras funciones de seguridad para proteger los datos de los usuarios. Los archivos de Dropbox están cifrados en tránsito y en reposo.
Además de su servicio de almacenamiento en la nube básico, Dropbox ofrece varios productos productos y servicios complementarios:
Dropbox Rewind: Una función que permite a los usuarios restaurar archivos a versiones anteriores.
Dropbox Transfer: Posibilita el envío de archivos grandes a otros usuarios.
Dropbox Backup: Pensada para realizar copias de seguridad de tus archivos en Dropbox.
Dropbox Spaces: Te permite crear espacios de trabajo compartidos para proyectos específicos.
Dropbox Business: Es la versión de Dropbox diseñada para empresas. Ofrece funciones adicionales, como administración de usuarios y permisos, cifrado de archivos de extremo a extremo y auditoría de seguridad.
Además ofrece una serie de integraciones con otras aplicaciones, como Microsoft Office, Google Workspace y Slack, que te permitirán trabajar con tus archivos de Dropbox en otras aplicaciones.
Ventajas y desventajas de Dropbox
Dropbox es uno de los servicios de disco duro virtual más utilizados del mundo. En competencia directa con otros servicios en la nube como Google Drive, OneDrive y Mega, son sus ventajas y desventajas las que te permitirán saber si es la elección adecuada en función de tus necesidades:
Ventajas
Disponibilidad las 24 horas del día: Uno de los más grandes atractivos de Dropbox es que tendrás un acceso completo a todos los archivos almacenados en éste cuando quieras y dónde quieras sin límites. Además, se puedan sincronizar las carpetas en la cuenta con las existentes en tu ordenador, o en la app.
Compartir archivos o carpetas específicas por medio de links: Ya sea a través de Dropbox para escritorio o la aplicación online se podrá compartir un link para descargar los archivos almacenados. También se puede usar la sincronización para que la otra persona tenga siempre los documentos actualizados.
Mejorar la gestión de documentos relacionados con el trabajo: Dropbox puede representar además una gran mejora en lo referente a su uso en empresas. Es por ello que con Dropbox para empresas o Dropbox business se puede mejorar en un 100% la gestión en un negocio. Por ejemplo, se podrá acabar con las inmensas cantidades de emails con adjuntos de las múltiples versiones de un documento. Dejando de esta manera un carpeta común para que todos los miembros del equipo puedan visualizar los documentos, perfectamente sincronizados al momento de trabajar.
Admisión de variedad de formatos y sistemas: En Dropbox son aceptados todos los formatos disponibles de imágenes, documentos, música, video, etc. Por lo que podrán ser subidos y descargados sin problema alguno. También esto se puede aplicar en lo referente al tamaño, aunque podría ser algo limitado con respecto a la capacidad de la cuenta que se tenga. Además se puede utilizar tanto con sistemas Android como iOS por lo que Dropbox para Android y Dropbox para Apple son una posibilidad.
Backup para todo la vida: Existen archivos que deseamos guardar y tener a mano en todo momento. Por ello, con Dropbox, aunque tu dispositivo se estropee y no se pueda utilizar más, la información no se perderá. Además, al invitar a más usuarios a unirse a la cuenta puede permitir que estos archivos sean respaldados por más de una persona.
Desventajas
No permite trabajar un archivo a tiempo real: Si bien son varias personas las que pueden tener acceso a una cuenta y trabajar allí con normalidad, sólo una podrá modificar el archivo. Servicios en la nube como Google Drive o Microsoft 635 si te lo permiten.
Sincronización exclusiva en MY DROPBOX: No todo lo que se sube a Dropbox se sincroniza automáticamente. Sólo lo harán aquellos que se encuentren dentro de la carpeta llamada My Dropbox. Esta se crea de forma automática.
Versión gratuita limitada: Si bien es común que el mejoramiento de un servicio implique un pago, puede que los 2 GB gratuitos de espacio inicial no sean suficiente para muchos usuarios.
¿Cómo funciona Dropbox?
El funcionamiento de Dropbox no se diferencia a grandes rasgos de otras herramientas en la nube similares, por lo que podrás utilizarlo con unos simples pasos que te mostraremos a continuación:
Creación y apertura de cuentas: Para acceder a los servicios de Dropbox lo principal será siempre el crear una cuenta en el sitio web de este servicio y completar el formulario para su utilización.
Descargas: Instalar el programa en el ordenador personal es necesario para poder acceder al disco duro virtual, al vincularlo con la cuenta determinada que ya ha sido previamente creada. Se debe descargar la aplicación cliente para sincronizar entonces nuestros archivos. Siendo necesario el validar el tipo de sistema operativo para el que será empleada la aplicación.
Instalación: Se creará de esta forma una carpeta en el ordenador en donde se podrán alojar todos los archivos que se deseen guardar. Ello simplemente copiando y pegando o arrastrando los archivos a la carpeta deseada. Esto será más que suficiente para que el propio Dropbox detecte los nuevos archivos y los sincronice de manera automática con el espacio del disco duro que ha sido creado en la red.
Otras funciones destacadas de Dropbox son:
Sincronización de Dropbox con otros dispositivos
Para la sincronización es necesario abrir la cuenta en los dispositivos a sincronizar y descargar la aplicación, además de decidir qué es lo que se desea sincronizar y que no.
Muchos usuarios tienen la intención de sincronizar todo, mientras que otros solo algunos archivos. Es por ello que se puede seleccionar la sincronización selectiva para que así no se dupliquen todos los archivos, sino que los que se deseen.
Cómo transferir archivos con Dropbox
Para transferir archivos con Dropbox, sólo basta con:
subir el archivo a Dropbox si no lo has hecho
compartir el archivo con otro usuario agregando su correo electrónico. Puedes agregar un mensaje a la hora de enviar el archivo para que la otra persona sepa de qué se trata.
Dropbox sin conexión
Dropbox también se puede utilizar sin conexión a internet. Aunque estés desconectado en tu PC o Mac, podrás acceder a los archivos y trabajar en ellos. Una vez los modifiques, podrás guardarlos y cuando vuelvas a contar con internet, las actualizaciones realizadas se subirán a través de la sincronización.
En un dispositivo Android o un iPad, basta con darle a “favoritos” para poder acceder a los archivos.
Mi opinión de Dropbox
Se trata de una herramienta de gestión y almacenamiento en la nube con pocas funaionalidades, pero que funciona muy bien y donde impera la seguridad.
Sin embargo, sigo quedándome con Google Drive, porque su ecosistema me permite trabajar online de una forma más eficiente y mantener una comunicación sencilla con mi equipo y mis clientes.
La capacidad de Dropbox de acuerdo a la cuenta que se disponga es la que definirá si es gratis o no. Como es común con este tipo de servicios, hay un espacio de almacenamiento limitado para las cuentas gratuitas en donde no se paga absolutamente nada y solo hace falta estar registrado. Sin embargo, estas cuentas sirven para atraer a los usuarios a que prueben sin costo los servicios, para que gracias a la buena experiencia se atrevan a invertir en sus cuentas de pago. Como una primera muestra, el Dropbox gratuito dispone de un espacio inicial de 2 GB de almacenamiento.
Precios de Dropbox
Además de la versión gratuita de Dropbox que permite almacenar hasta 2 GB, hay planes de pago que pueden adaptarse a las necesidades de cada usuario:
- Plus: 2 TB, es decir, 2000 GB desde 11,99€ al mes. - Professional (para autónomos): 3 TB desde 19,99€ al mes. - Standard (para equipos pequeños): Un plan para equipos con 5 TB compartidos por el equipo por desde $14,50 al mes por usuario. - Advanced (Para equipos grandes): 15 TB compartidos por todos los usuarios desde 21€ al mes o por usuario. Estos son los precios con facturación mensual. Si pagas la subscripción de forma anual, tendrás una reducción del pago por usuario. Te invito además a ver su página de precios, para que puedas ver más en profundidad que tiene cada plan. Ver los planes de Dopbbox
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